Beglaubigung im Ausland

Diplomatische Beglaubigung (Legalisation)

Die österreichischen Vertretungsbehörden im Ausland mit Konsularbetrieb beglaubigen ausländische Urkunden  wenn die Voraussetzungen dafür erfüllt sind.

Die diplomatische Beglaubigung einer öffentlichen Urkunde bestätigt lediglich die Echtheit der Unterschrift und des Amtssiegels sowie, falls völkerrechtliche Regelungen dies vorsehen, der Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner der Urkunde gehandelt hat.

Für die diplomatische Beglaubigung (Legalisation) einer ausländischen Urkunde durch eine österreichische Vertretungsbehörde gelten folgende Voraussetzungen:

  • Die Urkunde wurde im Amtsbereich der Vertretungsbehörde ausgestellt.
  • Für den Ausstellerstaat der Urkunde wurde die Beglaubigung nicht ausgesetzt (Aussetzung d. Beglaubigung)
  • Zwischen Österreich und dem Ausstellerstaat gilt das Haager Übereinkommen (Apostille) zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Beglaubigung nicht.
  • Für diese Urkundenart gilt keine sonstige Beglaubigungsfreiheit.(Beglaubigungsfreiheit)
  • Die Urkunde soll in Österreich verwendet werden oder es handelt sich beim Antragsteller um einen österreichischen Staatsbürger oder eine Österreich zuzurechnende juristische Person (das sind insbesondere Firmen, die ihren Sitz in Österreich haben oder zumindest mehrheitlich in österreichischem Eigentum stehen).
  • Die Urkunde wurde vorher vom Außenministerium des jeweiligen Ausstellerstaats nach Erfüllung des jeweiligen innerstaatlichen Beglaubigungswegs überbeglaubigt.
  • Der Beglaubigende kann die Urkunde eindeutig lesen sowie die beigesetzten Unterschriften und die angebrachten Amtssiegel eindeutig identifizieren.
  • Alle beigesetzten Unterschriften und alle angebrachten Amtssiegel des Außenministeriums des jeweiligen Ausstellerstaats stimmen mit von diesem Außenministerium zur Verfügung gestellten Mustern überein.
  • Die Seiten von Urkunden, die aus mehreren Blättern bestehen, sind untrennbar miteinander verbunden.
  • Die durchzuführende Prüfung der Urkunde und der Beglaubigungsvermerke ergibt keinerlei Zweifel.
  • Es handelt sich um das Original oder ein von der zuständigen Behörde ausgestelltes Duplikat dieser Urkunde und nicht um eine Kopie, Abschrift oder Übersetzung hiervon. Von dieser Erfordernis kann abgesehen werden, wenn die Rechtsordnung des Ausstellerstaats die Verwendung oder Beglaubigung des Originals bzw. Duplikats nicht ermöglicht oder nur eine Beglaubigung der mit dieser Urkunde verbundenen Übersetzung zulässt oder die Beglaubigung des Originals bzw. Duplikats dieser Urkunde grundsätzlich nicht möglich oder nicht zumutbar ist. Dies ist insbesondere bei Urkunden, auf denen keine Beglaubigungsvermerke angebracht werden können der Fall wie z.B. bei eingeschweißten Dokumenten oder Reisepässen.

Beglaubigung von privaten Urkunden

Die österreichischen Vertretungsbehörden im Ausland beglaubigen Unterschriften von Personen auf Privaturkunden unabhängig vom Ort deren Errichtung, wenn die Voraussetzungen dafür erfüllt sind.

Die Beglaubigung der Unterschrift auf einer privaten Urkunde bestätigt lediglich die Echtheit dieser Unterschrift.

Für die Unterschriftsbeglaubigung auf einer Privaturkunde durch eine österreichische Vertretungsbehörde gelten folgende Voraussetzungen:

  • Die Urkunde soll in Österreich verwendet werden oder es handelt sich beim Antragsteller um einen österreichischen Staatsbürger oder eine Österreich zuzurechnende juristische Person (das sind insbesondere Firmen, die ihren Sitz in Österreich haben oder zumindest mehrheitlich in österreichischem Eigentum stehen).
  • Die Beglaubigung der Urkunde in Österreich ist nicht möglich oder nicht zumutbar.
  • Die durchzuführende Prüfung der Urkunde ergibt keinerlei Zweifel
  • Die zu beglaubigende Unterschrift wurde eigenhändig vor dem Beglaubigenden beigesetzt oder die Person, die unterschrieben hat, erkennt die bereits beigesetzte Unterschrift vor dem Beglaubigenden als die ihre an und
  • die Identität der Person, die unterschrieben hat,
  • ist persönlich und dem Namen nach amtsbekannt oder
  • wird durch einen amtlichen Lichtbildausweis bestätigt oder
  • wird durch zwei persönlich und dem Namen nach amtsbekannte oder durch amtlichen Lichtbildausweis ausgewiesene Zeugen bestätigt wird oder
  • wird durch einen persönlich und dem Namen nach amtsbekannten oder durch amtlichen Lichtbildausweis ausgewiesenen Zeugen und von einer von der Person, die unterschrieben hat, vorgewiesenen anderen Urkunde als einen amtlichen Lichtbildausweis, deren Besitz für die Annahme der Identität des Vorweisenden spricht, bestätigt, sofern sich gegen diese Annahme keine Bedenken ergeben.

Als Identitätszeugen sind Personen ausgeschlossen, die

  • noch nicht 18 Jahre alt sind, oder
  • am den Gegenstand des privaten Quellendokuments bildenden Geschäft beteiligt sind oder darin begünstigt werden, oder
  • ihrer Körper- oder Geistesbeschaffenheit nach unvermögend sind, ein Zeugnis abzulegen.

Vidimierung

Österreichische Vertretungsbehörden im Ausland können bestätigen, dass die Abschrift (Kopie) einer in Österreich errichteten Urkunde mit dem ihnen vorgelegten Original übereinstimmt, sofern eine solche Bestätigung zur Verwendung im Amtsbereich der Vertretungsbehörde dient. Dabei handelt es sich um eine Vidimierung. Voraussetzung hierfür ist, dass der die Amtshandlung Durchführende sowohl die Abschrift (Kopie) als auch das Original eindeutig lesen kann.

Eine Vidimierung stellt keine Beglaubigung dar. Sie bestätigt weder die Echtheit noch die Richtigkeit des Dokuments oder allfällig darauf befindlicher Unterschriften oder Stempel. Besteht der Verdacht, dass die Vidimierung dem Zweck der Verletzung oder Umgehung von Rechtsvorschriften oder einer sonstigen missbräuchlichen Verwendung dienen könnte, insbesondere der Erweckung des Anscheins, dass es sich dabei um eine Beglaubigung handelt, so wird diese verweigert.