Inhoud:

Legalisaties

Wanneer Nederlandse autoriteiten Oostenrijkse documenten nodig hebben en Oostenrijkse autoriteiten Nederlandse documenten, dan dienen deze in de regel overlegd te worden in een gelegaliseerde versie, die de echtheid van de handtekening op het document, de hoedanigheid van de ondergetekende en eventueel de echtheid van het op het document aangebrachte zegel of stempel bevestigt.

Voor in Oostenrijk/Nederland afgegeven documenten, die betrekking hebben op

• de burgerlijke staat,
• de handelingsbekwaamheid,
• familierechtelijke betrekkingen,
• de nationaliteit,
• de woon- of verblijfplaats

alsmede op alle andere documenten, die in het kader van een huwelijkssluiting of een opname in het register van de burgerlijke stand overlegd worden, is geen verdere legalisatie nodig om in Oostenrijk of Nederland erkend te worden (Overeenkomst van Athene inzake de vrijstelling van legalisatie voor bepaalde akten en documenten, getekend op 15 september 1977, Bundesgesetzblatt nr. 239/1982).

Voor uittreksels uit akten van de burgerlijke stand met betrekking tot het geboorteregister, het register van huwelijken en echtscheidingen of het register van overlijden komt de noodzaak van legalisatie in alle gevallen zowel voor het Oostenrijkse als het Nederlandse recht te vervallen, indien gebruik gemaakt wordt van internationale formulieren zoals bedoeld in de Overeenkomst van Wenen inzake de afgifte van meertalige uittreksels uit akten van de burgerlijke stand, getekend op 8 september 1976 (Bundesgesetzblatt nr. 460/1983). Op grond van de wetgeving met betrekking tot de Nederlandse overzeese gebieden Aruba en de Nederlandse Antillen is voor de hierboven genoemde documenten wel legalisatie nodig, namelijk in de vorm van een apostille (zie hieronder).

Mededelingen omtrent de wettiging van onwettige kinderen door een navolgend huwelijk en documenten terzake hiervan zijn in Nederland, op de Nederlandse Antillen en op Aruba vrijgesteld van legalisatie, voorzover gebruik gemaakt wordt van het meertalige formulier als bedoeld in de Overeenkomst inzake de wettiging door navolgend huwelijk, getekend te Rome op 10 september 1970, Bundesgesetzblatt nr. 102/1976.

Voor in Oostenrijk/Nederland en de Nederlandse autonome overzeese Rijksdelen afgegeven verklaringen van huwelijksbevoegdheid, die conform de in de Overeenkomst inzake de afgifte van verklaringen van huwelijksbevoegdheid van 5 september 1980 (Bundesgesetzblatt nr. 417/1985) voorziene meertalige specimen worden afgegeven, is in Oostenrijk/Nederland geen legalisatie nodig.

Voor gerechtelijke uitspraken, documenten van een juridisch orgaan (bijv. officier van justitie), documenten van administratieve autoriteiten, die niet zoals hierboven beschreven, vrijgesteld zijn van legalisatie, notariële akten en ambtelijke verklaringen op particuliere documenten is een legalisatie door middel van een apostille noodzakelijk om in Oostenrijk/Nederland rechtsgeldigheid te krijgen (Overeenkomst inzake legalisaties, getekend te Den Haag op 5 oktober 1961, Bundesgesetzblatt nr. 27 en nr. 28/1968.

De apostille word door de bevoegde autoriteit van het land aangebracht, waarin het document werd afgegeven.

In Oostenrijk zijn de presidia van de plaatselijke "Landesgerichte" voor de legalisatie in de vorm van apostilles van gerechtelijke stukken, documenten van de officier van justitie en van notarissen verantwoordelijk. Daarbij dient echter onderscheid te worden gemaakt tussen originele documenten en vertalingen. Op originele documenten wordt de apostille door het presidium van het "Landesgericht" aangebracht. Vertalingen (van door de rechtbank beëdigde vertalers) echter worden door het presidium eerst van een tussenlegalisatie voorzien en daarna door het legalisatiebureau van het Federale Ministerie van Buitenlandse d.m.v. een apostille volledig gelegaliseerd.

Voor diploma’s tot en met de "Matura" (te verg. met VWO-diploma) begint het legalisatietraject bij de bevoegde "Landesschulrat" (in Wenen bij de "Stadtschulrat"). De originele diploma’s worden daarna door de "Landesregierungen" (deelstaatregeringen) en in Wenen door het Federale Ministerie van Onderwijs, Wetenschap en Cultuur) d.m.v. een apostille gelegaliseerd. Vertalingen worden na een tussenlegalisatie door de "Landesregierungen" resp. het Ministerie van Onderwijs, Wetenschap en Cultuur door het legalisatiebureau van het Federale Ministerie van Buitenlandse Zaken d.m.v. een apostille geherlegaliseerd.

Op originele hogeschooldiploma’s wordt eveneens een apostille aangebracht. Vertalingen worden door het Federale Ministerie van Onderwijs, Wetenschap en Cultuur tussengelegaliseerd en in het Legalisatiebureau van het Federale Ministerie van Buitenlandse Zaken door middel van een apostille geherlegaliseerd (zie ook onder "opleiding").

In Nederland zijn de griffies van de 19 rechtbanken in eerste aanleg voor het plaatsen van apostilles als bedoeld in het Haagsche Legalisatieverdrag op akten en documenten verantwoordelijk. Op de Nederlandse Antillen ligt de verantwoordelijkheid bij de Vice-gouverneur van het betreffende eiland en op Aruba bij het Centraal Bureau voor Juridische en Algemene Zaken.

Het legalisatiebureau van het Nederlandse Ministerie van Buitenlandse Zaken is telefonisch van maandag tot en met vrijdag van 9 tot 12.30 uur te bereiken op nummer 0031 70 348 4787 of 348 5901. Ook per fax (0031 70 348 6675) en per e-mail (dpv-df(at)minbuza.nl) kunt u met vragen terecht. 

Zowel ambtelijke als particuliere handtekeningen op documenten die in Oostenrijk overgelegd dienen te worden, kunnen op de Ambassade worden gelegaliseerd. Het zetten van een handtekening van een particulier moet altijd ten overstaan van de bevoegde medewerker van de ambassade dan wel het honoraire consulaat (generaal) geschieden. Daarbij dient een geldig paspoort of identiteitsdocument te worden getoond. Voor de legalisatie van een handtekening zijn op het ogenblik leges ten bedrage van € 30,- verschuldigd.

De legalisatie van een ambtelijke handtekening vereist dat deze op de Ambassade is geregistreerd. Dit is in ieder geval van toepassing op handtekeningen van het legalisatiebureau van het Nederlandse Ministerie van Buitenlandse Zaken alsmede op die van de Nederlandse Kamers van Koophandel.

Handtekeningen die door Nederlandse notarissen worden gelegaliseerd, zijn voor het Oostenrijkse recht slechts geldig met een door de plaatselijke rechtbank aangebrachte apostille.

De Ambassade legaliseert de juistheid van een afschrift of kopie. Daartoe moeten het originele document alsmede de kopie worden overgelegd of opgestuurd. De leges hiervoor bedragen € 30,-. Legalisatie van een vertaling Oostenrijkse diplomatieke en consulaire vertegenwoordigingen zijn niet bevoegd de juistheid van een vertaling te legaliseren. Voor het waarmerken van een vertaling in Oostenrijk/Nederland is het noodzakelijk dat deze door een rechtbank beëdigde vertaler is vervaardigd. Een lijst van vertalers vindt u via de quicklinks rechts.

---