Vorgangsweise und Rechtsgrundlagen
I. „Haager Apostille“ oder Beglaubigungsfreiheit:
Österreichische Urkunden müssen für die Verwendung im Ausland in der Regel mit einem Beglaubigungsvermerk versehen sein. Mit vielen Ländern, insbesondere den Mitgliedsstaaten der Europäischen Union, besteht - abhängig von der Urkundenart – oft völlige Beglaubigungsfreiheit. Wenn die Verwendung der Urkunden in einem Vertragsstaat des Haager Beglaubigungsübereinkommens vorgesehen ist, dann genügt die Anbringung der Apostille. In Österreich können neben dem BMeiA auch andere Behörden die Apostille anbringen. Ob eine Beglaubigung erforderlich ist, und welche Behörde im Einzelfall nach Urkundenart für die Anbringung einer Apostille oder Zwischenbeglaubigung zuständig ist, entnehmen Sie bitte der folgenden Homepage. Hinweise, welche Länder dem Haager Beglaubigungsabkommen bereits beigetreten sind, können Sie auch der Homepage der Vertragsabteilung des Niederländischen Außenministeriums entnehmen.
II. „diplomatische Beglaubigung“:
Im Rechtsverkehr mit jenen Ländern, wo das Haager Übereinkommen nicht angewandt wird und auch kein sonstiges Abkommen die Erleichterung im Beglaubigungswesen ermöglicht, muss von der zuständigen österreichischen Behörde zunächst eine Zwischenbeglaubigung und dann vom Legalisierungsbüro des BMeiA eine Überbeglaubigung angebracht werden. Welche Behörde im Einzelfall nach Urkundenart für die Anbringung einer Zwischenbeglaubigung zuständig ist, entnehmen Sie bitte der folgenden Homepage. In weiterer Folge muss diese Urkunde dann von der Botschaft jenes Landes bestätigt („legalisiert“) werden, für welches es verwendet werden soll.
III. Vorgangsweise für die Beglaubigung von österreichischen Urkunden durch das Legalisierungsbüro des BMeiA:
Beglaubigungen von österreichischen Urkunden können im Legalisierungsbüro des BMeiA bei persönlicher Vorsprache vorgenommen werden:
- Postadresse: Legalisierungsbüro, Minoritenplatz 8, 1014 Wien
- Legalisierungsbüro Zugang: Leopold-Figl-Gasse 5 (Nähe U-Bahnstation Minoritenplatz U3)
- Parteienverkehr: ausschließlich Montag bis Freitag 9.00 bis 12.30 Uhr
- Gebühr pro Beglaubigungsvermerk: Euro 16,40 (es können je nach Umfang/Beilage weitere Gebühren anfallen)
- Telefonische Auskünfte: 0501150, DW 4425
- E-Mail: abtiv5@bmeia.gv.at
Beglaubigungen von österreichischen Urkunden können auch schriftlich an die oben angeführte. Postadresse eingebracht werden, dafür ist zusätzlich eine Eingabegebühr von Euro 13,20 zu entrichten. Bitte unbedingt das Land anzugeben, in welchem das Dokument Verwendung finden soll, da dies für die Bestimmung der Apostille / der diplomatischen Beglaubigung erforderlich ist. Für Rückfragen, z.B. bei unvollständigen Anträgen, müssen auch die Adresse, Telefonnummer sowie E-Mail des Absenders bzw. Urkundeninhabers angegeben sein, ansonsten der Antrag auf Beglaubigung nicht bearbeitet werden kann.
Die beglaubigten Urkunden werden in der Regel innerhalb weniger Arbeitstage an den Absender rückübermittelt. Die vorgeschriebenen Gebühren müssen innerhalb von 15 Tagen nach Erhalt der Sendung per Erlagschein oder Telebanking auf das angegebene Konto des Bundesministeriums für europäische und internationale Angelegenheiten einbezahlt werden. Hinweis: Nicht fristgerecht beglichene Gebühren unterliegen einem Mahnverfahren und führen zu erheblichen Mehrkosten!
IV. allgemeine Grundsätze für die Beglaubigung (Legalisierung) von Urkunden:
- Vom Legalisierungsbüro des BMeiA werden nur in Österreich errichtete deutschsprachige Urkunden beglaubigt.
- Von in Österreich errichteten Urkunden, welche nicht in Deutsch abgefasst sind, kann eine von einem befugten Übersetzer hergestellte Übersetzung verlangt werden
- Urkunden sind grundsätzlich im Original (Urschrift) vorzulegen. Beglaubigte Kopien von österreichischen Urkunden können nur in begründeten Einzelfällen akzeptiert werden.
- Im Ausland errichtete Urkunden (Urschriften oder beglaubigte Kopien) werden durch das Legalisierungsbüro nicht beglaubigt. Diese Urkunden müssen im Herkunftsland der Urkunde nach den lokalen Beglaubigungsvorschriften – sofern keine Beglaubigungsfreiheit besteht - beglaubigt werden (Apostille, diplomatischer Beglaubigungsvermerk).
- Für die Verwendung in Österreich muss eine ausländische Urkunde durch die örtlich zuständige österreichische Vertretungsbehörde überbeglaubigt sein, sofern keine Beglaubigungserleichterung (Apostille, bilaterales Abkommen etc.) vorgesehen ist.
- Übersetzungen von österreichischen Urkunden für die Verwendung im Ausland, welche von allgemein gerichtlich beeideten Übersetzern und Dolmetschern angefertigt wurden, werden im Wege der diplomatischen Beglaubigung nur dann beglaubigt, wenn die Übersetzung in Übereinstimmung mit den österreichischen Übersetzervorschriften untrennbar mit der beglaubigten Urschrift oder allenfalls einer beglaubigten Kopie der Urkunde verbunden ist. Ohne beglaubigte Urschrift/ beglaubigte Kopie ist die Anerkennungsfähigkeit von Urkunden für die Verwendung im Ausland grundsätzlich nicht gegeben. Es empfiehlt sich aber, hinsichtlich der Notwendigkeit einer beglaubigten Übersetzung für das Ausland vorher auch bei den ausländischen Vertretungen anzufragen, da dies unterschiedlichen Regelungen unterliegt. Im Regelfall sollte eine Übersetzung erst nach Abschluss des vorgeschriebenen Beglaubigungsprozesses angefertigt werden.
- Im Ausland angefertigte Übersetzungen von ausländischen Urkunden benötigen im allgemeinen keine Beglaubigung, da angefertigte Übersetzungen nicht als Urkunden, sondern lediglich als „Sachverständigenleistungen“ gelten.. Eine Beglaubigung von Übersetzungen ist nach Durchlaufen des innerstaatlichen Beglaubigungsweges im Herkunftsland der Urkunde allerdings möglich. Es kann von den österreichischen Behörden, wie z.B. von den Standesämtern, aber auch eine eigens von einem österreichischen, allgemein vereideten Übersetzer, angefertigte Übersetzung verlangt werden. Eine in Österreich von einem befugten Übersetzer angefertigte Übersetzung hat den Vorteil, dass sie – im Gegensatz zu einer im Ausland angefertigten – keiner weiteren Bestätigung bedarf und von den österreichischen Behörden ausnahmslos anerkannt wird.
- Die Beglaubigung von Urkunden kann verweigert werden, wenn der Beglaubigungsprozess nicht nachvollziehbar ist oder die Urkunde sonstige erkennbare Mängel aufweist.
Legalisierungsbüro, Stand: 26. April 2010
Hinweis: Alle Angaben beruhen auf Erkenntnissen und Erfahrungen des Bundesministeriums für europäische und internationale Angelegenheiten, Legalisierungsbüro, zum Zeitpunkt der Abfassung. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit, insbesondere wegen zwischenzeitlich eingetretener Veränderungen, kann keine Gewähr übernommen werden.
