Vorgangsweise zur Einholung einer Beglaubigung

Je nach Urkundenart sind unterschiedliche Behörden für die Beglaubigung zuständig. Österreichische Behörden müssen in einer bestimmten Reihenfolge den Beglaubigungsvermerk anbringen (Beglaubigungskette).

Erst nach Abschluss dieser Beglaubigungskette kann vom Legalisierungsbüro des Außenministeriums eine Überbeglaubigung oder Apostille angebracht werden.

Die zwischenbeglaubigten Urkunden können beim Legalisierungsbüro entweder persönlich, durch einen befugten Vertreter, oder per Post eingebracht werden.

Sollten auf der Urkunde die erforderlichen Beglaubigungen fehlen oder sonstige Mängel erkennbar sein, so müssen diese Mängel behoben werden, bevor das Legalisierungsbüro eine Überbeglaubigung vornehmen kann.  

Bei Postsendungen empfiehlt es sich, die Urkunden eingeschrieben an das Legalisierungsbüro des BMeiA zu senden. Die Bearbeitungsdauer beträgt ca. 1 Woche. Jeder Antrag per Post muss mit einem ausgefüllten Begleitschreiben versehen sein. Die Rücksendung kann nur an eine österreichische Kontaktadresse erfolgen.

Eine Apostille ist eine verkürzte Form der Beglaubigung von Urkunden und wird derzeit für den internationalen Rechtsverkehr von ca. 100 Ländern, darunter Österreich, angewandt. Die Form der Apostille ist standardisiert und darf nicht verändert werden. Wenn ein Land Vertragsstaat des Haager Beglaubigungsübereinkommens ist, dann genügt die Anbringung der Apostille durch die nach Artikel 6 des Abkommens vorgesehene Behörde.  

In Österreich sind für die Ausstellung einer Apostille gemäß BGBL 28/68 unterschiedliche Behörden je nach Dokumentenart zuständig:

1. Das Legalisierungsbüro des Außenministeriums ist zuständig für Anbringung der Apostille auf allen Urkunden, die von folgenden Behörden ausgestellt wurden: 

a) vom Bundespräsidenten oder von der Präsidentschaftskanzlei,

b) vom Präsidenten des Nationalrates, vom Vorsitzenden des Bundesrates oder von der Parlamentsdirektion,

c) von der Bundesregierung,

d) von einem Bundesministerium,

e) vom Verfassungsgerichtshof oder vom Verwaltungsgerichtshof,

f) vom Obersten Gerichtshof, vom Kartellobergericht beim Obersten Gerichtshof, von der Obersten Rückstellungskommission beim Obersten Gerichtshof oder von der Obersten Rückgabekommission beim Obersten Gerichtshof oder

g) vom Rechnungshof 


2. Die Präsidenten der Landesgerichte (Ausnahmen: Handelsgericht Wien und Jugendgerichtshof Wien) bringen die Apostille auf allen Urkunden an, die von einem anderen Gericht als den in Ziffer 1 lit. e und f genannten, von einer staatsanwaltlichen Behörde, von einem Notar, von einer Notariatskammer oder von einer Rechtsanwaltskammer - insoweit diese Kammern dabei in Vollziehung behördlicher Aufgaben des Bundes tätig werden - im Sprengel des betreffenden Gerichtshofes ausgestellt worden sind.

3. Hinsichtlich aller anderen Urkunden sind für die Anbringung der Apostille zuständig:

a) die Landeshauptmänner, soweit es sich um Urkunden handelt, die in ihrem Bundesland in Vollziehung behördlicher Aufgaben des Bundes und 

b) die Landesregierungen, soweit es sich um Urkunden handelt, die in ihrem Bundesland in Vollziehung behördlicher Aufgaben des Landes ausgestellt worden sind.

Die diplomatische Beglaubigung wird im Rechtsverkehr mit all jenen Ländern benötigt, welche nicht dem Haager Beglaubigungsübereinkommen beigetreten sind und mit denen auch kein sonstiges Abkommen besteht.

Dies bedeutet, dass die Urkunde zunächst von den zuständigen österreichischen Behörden zwischenbeglaubigt und erst danach vom Legalisierungsbüro überbeglaubigt werden kann. In weiterer Folge muss diese Urkunde von der ausländischen Vertretungsbehörde (Botschaft, Konsulat) jenes Landes bestätigt werden, für welche diese Urkunde verwendet werden soll.

Übersetzungen von beglaubigten österreichischen Urkunden können im Ausland nach den jeweiligen lokalen Bestimmungen von ansässigen Übersetzern angefertigt werden.

In manchen Fällen wird eine in Österreich angefertigte Übersetzung verlangt. Beachten Sie bitte die folgenden Richtlinien (Merkblatt Übersetzungen).  

Es wird empfohlen, vor Anfertigung einer beglaubigten Übersetzung bei den ausländischen Botschaften/Konsulaten rückzufragen.